業務管理

【居家辦公軟體工具箱】遠端業務管理工具&數位轉型小幫手 CRM、Pipedrive、Zapier

業務的工作不僅是要需要開發新客源,同時還需經營好公司既有客戶的關係。如果公司有配置一套完善的 CRM 系統,方便業務追蹤、保存和管理所有客戶資料,能夠幫助員工縮短很多不必要的工時,更重要的是可以挖掘更多含金量的潛在客戶。業務管理工具可以說是企業在數位轉型路上必要的工具之一,不論是否為因應疫情期間居家辦公,我們可以知道的是,遠端工作正在成為未來趨勢,趁著疫情居家辦公的時候把握機會,提前做好功課,為企業數位轉型做準備。

Pipedrive

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(Photo Source:Pipedrive)

Pipedrive 是一套專門替業務團隊設計的 CRM(顧客關係管理) 工具,Pipedrive 使用功能非常強大,但操作介面卻又相對直覺、簡單,一點都不複雜,使用過的業務對 Pipedrive 都是讚不絕口!另外 Pipedrive 可以客製與公司內部系統進行串接,能夠直接將客戶名單自動匯入 CRM 系統進行追蹤,為員工大幅省下手動更新客戶名單所要耗費的時間。

・Pipedrive 特色

Pipedrive 最受使用者愛戴一定是簡易直觀的操作介面,讓使用者能輕鬆掌握開發名單和每筆交易。透過系統全面追蹤每項銷售活動,幫助業務們能時刻把握住每一次成交機會,另外 Pipedrive 能夠為使用者製作客製化的報表分析、業績預估,幫助使用者更加優化每次的銷售流程。Pipedrive 最受使用者喜愛的原因就是,不只能讓工作效率大幅提升,也能在一次次工作流程優化下,讓業績有所提升,達成真正的事半功倍。

・多方串連

Pipedrive 可結合 Google Cloud、Slack、Trello 等百種以上的應用程式去運用,為你打造更順暢的工作流程。在進行 Pipedrive 導入時,可直接與 Google Cloud 產品中的雲端辦公工具 G Suite 做結合,G Suite 包含信箱、日曆、雲端硬碟及協作文件等,各式平時辦公就經常會使用到的工具。將 Pipedrive 結合 G Suite 後,可以直接從 Gmail 了解 Pipedrive 上的最新狀態,也可以透過 Pipedrive 創建 Google 文件,分享給其他團隊成員,甚至能直接在 Pipedrive 預約會議並同步更新至 Google 日曆。眾多的便利功能,幫助你在業務工作管理上更加順暢、大造更有效率的工作流程管理。

・自動化工作流程

相信大家一定都有這樣的經驗,有些事情雖然十分繁瑣,但又是每天都必須要重複執行的工作,這些事情會讓你工作效率變得非常差,還會將你的工作熱情逐漸消磨殆盡。這時候就顯現出 Pipedrive 的必要之處,透過一連串的工作流程自動化來改善這些降低工作效率的項目,不用再透過人力去一一執行,Pipedrive 內建範本已經有相當多的自動化功能可以雄用,如果公司還有更多需求想要自動化,也可以透過田中系統台灣經銷商來協助,得到更多 Pipedrive 自動化服務。

Pipedrive 官網

Insightly

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(Photo Source:Insightly)

Insightly 能夠讓業務掌握公司所有消息,最新消息也能及時更新。不論是建立公司內部員工的聯絡資料,或是你想要紀錄下公司所有的合作夥伴與未來的潛在客戶,Insightly 可以根據公司需求產出報表,而且所有的專案項目都是可以做搜尋與管理的。總而言之,只要跟公司有關的大小事,從行政作業到執行階段,都可以運用 Insightly為你加速工作流程、效率。

・小型企業適用

Insightly 可供兩名用戶免費使用,可免費保存 2,500 則記錄,當中包括聯絡人訊息、筆記等任何存儲項,存儲空間上限為 200 MB,最多可設置 10 個自定義區域。對很多小企業來說,兩個用的名額戶已經相當夠用了,因此 Insightly 非常適合於小企業,或是剛起步的事業,當企業規模擴大時可以再升級為付費模式。

・Insightly 特色

幫大家整理幾項使用時 Insightly 絕對會使用到的功能:

-Tasks 任務

選擇 Task 後,可以看到右上角有出現一個寫著「New Task」的紅色按鈕,點選之後就可以開始建立你的工作內容,編輯好個欄位後記得再按下「Save」,而所有已建立的 Task 都可以在右上方的「Calender」圖示裡被看到。

-Projects 專案

顧名思義 Project 是針對專案資料做編輯與管理的功能,可以在裡面填寫專案名稱、類別、負責人、工作階段等內容。

-Organizations 合作夥伴

身為一名業務,擁有每個合作夥伴、客戶的名片是最基本的,名片太多不想整理、害怕遺失嗎?這時就可以透過 Organizations 合作夥伴這項功能,紀錄下所有客戶的資料,還可以設定公司內部誰有權限可以看到這些資訊。

-Opportunities 合作機會

當手邊同時有多個新的合作案正在洽談時,記得善用新增 Opportunities 合作機會,可以將對公司有利的機會都記錄在此,方便管理與即時調整,不用再擔心每次開會時會忘記些細項。

-Reports 報告

所有跟公司有關的報告都可以選擇,包含上面所提到的功能也都可以產出個別報告,只要點選你需要匯出報告的項目,簡單地填寫些欄位後,系統就會自動跑出報表。

Insightly 官網

Zapier

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(Photo Source:Zapier)

Zapier 是工作導向的專案用自動化工具,可以連結你每天工作需要用到的網路服務,例如:Facebook、Instagram、Twitter、Dropbox、Evernote、Google 等 1,500 種網路服務及應用程式,幫助你完成每天都要執行的重覆性工作。一旦你成功建立了 Zap 規則(when this happens⋯⋯then do this),系統會自動依照你訂定的 Zap 規則來完成工作,你不需要再做額外的動作,從此之後更不需要擔心會忘記做某些瑣碎的工作了,之後只需要從 Dashboard 中監測,管理你所連結的帳戶,便可以專注於其他更重要的工作事項,且 Zap 規則可以隨時開關。

・顧客關係管理

Zapier 可以幫助你與客戶維持良好的關係,舉例來說,當公司接到新的預約後,公司方面系統會自動將預約內容新增至 Google 表單或是負責人的工作事項中;而客戶完成預約後,除了收到預約提醒外,電子報系統受到觸發,也會發送其他訊息給顧客,而這一連串動作都是 Zapier 自動完成的,不需要再透過人工來執行。

・內容行銷小幫手

如果你的公司與客戶溝通最主要的管道是社群平台的話,就可以 Zapier 協助你有效率的使用每個社群平台,可以依據不同平台需求來設定 Zap 規則,例如:「當 WordPress 發表文章的時候,就同步發布貼文到 Facebook 粉絲專頁」、「當我在 Evernote 發表文章時,要同步發到 WordPress上」,這些都可以根據你工作的需要去做客製化設定。

・個人工作提醒

Zapier 分為免費和付費方案,差別在於可執行的工作複雜程度和自動工具配額,如果是簡單的一對一工作,或是單純個人使用上,用量需求不是太多的話免費方案就已經相當足夠。因此也可以將 Zapier 用於個人工作事項的自動提醒,像是當收到了特定的 email 後可以自動地幫你加到代辦事項當中,之後再透過 Slack 通知你;或是用在個人生活事項上,當收到信用卡的電子帳單後,幫你新增一個代辦事項並且附上信件連結。

Zapier 官網

Airtable

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(Photo Source:Airtable)

Airtable 可以把各種圖文資料,非常有條理的整理到資料表中,提供專案排程表的任務確認功能,還有像是知識庫的連結設計,建立真正的「資料庫」,而且不僅能線上分享,更能線上協作。另外一點使用評價極高的是,Airtable 的社區(Community)經營得非常好,使用者都非常積極分享之外,遇到問題也可以在上面發問,通常 1-2 天內就會有人回應你,用戶範例也非常多,不知道該從何下手的話,建議可以先參考別人都怎麼運用 Airtable。

・Airtable 特色

有用過 Airtable 的人都說它的功能非常強大,越熟用會有越多驚喜,不知道該如何開始的人可以從內建免費模板下手,從個人到商務需求都有。進入 Airtable 的資料表編輯畫面後,可以開始新增欄位,也可以建立多個不同的資料表分頁,而 Airtable 欄位不只可以單純輸入資料,還可以設定成各種不同的「特殊欄位格式」,例如設定成可以插入檔案的欄位、日期欄位、電話郵件欄位等。設定成可插入檔案欄位後,就能將多張圖片同時插入在一個表格欄中,在建立客戶資料時就可以一併把相關照片插入到欄位中。

・客戶管理

可以透過點選「Import a spreadsheet」,導入你現有的 Excel 或者 Google 表單,將資料轉移到 Airtable 後,再列出每個客戶的資料,可以搭配甘特圖、看板檢視,確認不同客戶的狀態或是專案的進行程度,也可以搭配內建的專案排程表的任務確認功能使用,方便你追蹤每個不同的任務、或是分配任務負責人、以及插入任務資料等。

・多人協作

資料表不只可以個人編輯,也可以共享給其他人一起協作編輯,同事們可以合作建立出一份強大的公司資料庫。或是透過在線上與其他使用者分享你的資料庫,互相學習、腦力激盪,開發出更多你不知道的 Airtable 功能。最後再告訴大家,Airtable 有提供一個分享方案,如果有人通過你的推薦加入 Airtabl,你就可以獲得回饋金喔。

Airtable 官網


希望以上 4 種不同類型的工具可以幫助大家有效執行業務管理,而每個工具都有自己的賣點,從自動化工作流程、顧客關係管理到資料庫管理等,重點在於是否能透過這些工具幫助你更有效率完成工作。在遠端工作的趨勢之下,數位轉型勢在必行,除了以上推薦給大家的工具之外,其實還有像是 Salesforce、Oracle 等,同為顧客關係、資料庫管理類型的工具。大家有空不妨多多研究各式工具的優缺點,找出什麼工具與公司業務需求最相符,幫助你減少繁瑣的工作事項,可以將精力投入在更重要、急迫的任務上。

文/Iris Hsu|Tripresso 旅遊咖編輯群

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Iris

作者: Iris

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