居家辦公防疫包

企業如何因應居家辦公|做個貼心企業、居家辦公防疫包、零食箱

許多公司已啟動居家辦公一個月,相信很多員工已經找到在家工作的步調,那其他企業跟上腳步了嗎?為因應居家辦公相信各個企業都下了一番苦工,除了重新訂定員工在家工作的規章、各部門間該如何協作、確保已在執行的專案順利完成、如何與員工隨時保持聯繫,工作上遇到困難時可以在第一時間得到解決,這些都是需要一一解決的問題。除了公司內部的討論調整,建議也可以參考其他企業的做法,學習一些也適合自己公司的運作的模式,可以幫助企業居家辦公更快步上正軌。

其他企業怎麼做

居家辦公防疫包
(Photo Source:Shutterstock)

居家辦公期間無法跟員工面對面,為了表達公司對員工的關心,許多企業會發放居家辦公防疫包,也可以說是福利包,讓許多員工又驚又喜,在家工作還能收到來自公司的小禮物,讓員工更有動力努力上班!居家辦公防疫包有很多種類,有時不一定要給員工們有形的物資,透過無形的方式也能帶給員工們滿滿的關懷,根據每家企業的不同性質、加上創意,打造出充滿自家企業特色的居家防疫包。

讓員工吃飽飽

・零食箱

零食箱應該是很多員工最想收到的居家辦公防疫包,在家工作總是覺得嘴特別饞、肚子特別餓,準備一整箱滿滿的零食送到員工家,一打開看到各種零食、點心絕對會讓員工倍感貼心。也有許多企業在把員工餵飽飽的同時也順手做公益,可以跟小農或是弱勢基金會合作,購買農產品手工點心等,在疫情期間不忘持續散播愛心。

・美食外送金

有些公司會將原本部門每週固定聚餐的獎金,變成外送的額度發放給員工,並且鼓勵員工開會的時候邊享用美味的的餐點,讓會議之間持續充滿歡樂的氣氛。

・線上下午茶會

居家辦公不忘聯絡同事之間的感情,比照原本上班的日程,每週固定舉辦線上下午茶會,同樣提供外送金給員工,讓員工選擇自己喜歡的點心,幫助員工之間聯繫感情,同時也可以為員工一掃每天關在家的沈悶。

關心員工健康

・關心員工心理狀態

居家辦公無法面對面關心員工身心狀況,還是定期可以進行 one-on-one meeting,隨時關心員工工作狀況、或是聊聊心情有沒有受疫情影響等,不要覺得有部門間的開會就可以了,一對一的面談可以讓員工更加敞開心扉,遇到困難才願意及時向主管反應。

・帶著員工做運動

除了要妥善照顧員工的心情之外,身體健康更是不能少,在家工作會減少員工起身活動的機會久坐使用電腦辦公會讓身體酸痛之外,長期累積下來會造成不小的毛病,為了顧及員工在家上班的身體健康,有些公司會固定時間帶著員工一起做運動,帶著員工一起輕鬆地做瑜伽放鬆身心也是不錯的選擇,或是簡單的拉拉筋、號召員工們站著開會都是不錯的方法。

・外出防疫包

各式防疫物資集結而成的防疫包,想必是疫情時期最實用的組合。由於有些員工在居家辦公期間還是必須外出洽公,公司特別為員工們準備了外出防疫包,內容物有基本配備口罩、消毒用品,還有護目鏡、衛教手冊,讓員工們出門在外也可以安心工作,隨時做好防護工作、保護自己的健康安全。

Tripresso 旅遊咖姐妹品牌 COMMEET

Tripresso 旅遊咖背後有專長資料串接與數據整合的擁樂數據支持,除了經營一站式 B2C 團旅平台,我們也提供 B2B 服務,期待藉由數位轉型與技術開發,減少人力耗費,達成節省成本與增加效率的成果。

從過去幫助企業做差旅產品應用時,我們看見了企業在差旅方面成本支出,為能夠更完善幫助企業完成差旅業務,Tripresso 旅遊咖開始進行品牌再造,今年成功推出商務差旅品牌「COMMEET」,致力於協助企業解決商務差旅規劃與費用管理等運營痛點,透過數據整合提高效率,協助客戶輕鬆整合差旅申請、預定、費用報支與預算管理。

COMMEET 這樣做

居家辦公防疫包
(Photo Source:Shutterstock)

隨著三級警戒滿月,COMMEET 也已經實施居家辦公一個多月了,很多人可能會好奇 COMMEET 怎麼能在疫情升溫的同時,立刻實施全體員工居家辦公?當然在居家辦公期間不比在上班時,可以跟同事面對面討論方便,但為了員工們的健康著想,居家辦公還是有實施的必要性。
為因應潮流趨勢,COMMEET 從兩年前就為了數位轉型做準備,希望讓員工在工作上可以更加方便之外,上班地點不用被公司限制住,只要筆電帶著走任何地方都可以成為 COMMEET 的辦公室。

居家辦公超前部署

不知道大家還記得 5 月疫情開始升溫的那天嗎?從 5 月 12 日台灣開始出現本土確診案例當天,COMMEET 內部馬上召開緊急會議,下午就宣布從明天開始(5/13)公司人員分部門採 A、B 班輪流進公司上班,減少公司員工外出上下班流動、減少群聚風險。

5 月 14 日台灣本土確診案例數破百,正式進入三級疫情警戒,COMMEET 立刻將原先 A、B 輪班改為全體員工居家辦公。從 5 月 17 日開始全國三級警戒總共延長兩次,COMMEET 居家辦公也延長兩次,希望在疫情尚未緩和的情況下,不要讓員工冒著染疫風險外出上班。

運營與資料雲端化

COMMEET 從 2019 年開始進行公司資料雲端化,只要有電腦就可以隨時隨地辦公,上班地點不用被侷限在辦公室,除了方便員工外出開會、辦公之外,也是在為企業數位轉型做準備。除了大家熟知的 G Suite,我們也針對各部門的工作需求導入不同的 SaaS 服務工具,將公司的檔案統一用雲端管理,也建立部門共用資料夾,幫助不同專案間能共同管理檔案,以下跟大家分享 COMMEET 資料雲端化之後的優點:

・安全存取

可以不受時間、地點限制,在電腦、手機、平板電腦上存取內容,工作時系統也會自動儲存所有變更至雲端硬碟,不會發生硬體故障導致資料來不及存儲存的窘境,每位使用者存取的檔案都會是最新版本。

・即時交流

透過共享日曆可以清楚每位團隊成員的時間安排,另外在居家辦公期間一定會用到的視訊會議,只要透電子郵件邀請功能便可以輕鬆排定會議時程,且可以不限裝置皆可立即發起。

・雲端文書軟體即時協作

雲端文件支援離線編輯,可以與團隊成員同時在同一份檔案中作業,不僅能即時查看他人編輯的內容,還能透過註解和檔案內建的即時通訊功能迅速構通、協作完成任務,有效提升團隊生產力。

在資料雲端化之後,不論是對個人或是團隊協作,真的提升不少工作效率,因應數位轉型建議大家可以盡快進行資料雲端化,透過數位工具的輔助將員工的工作時數發揮出最大效益。

OKR 目標式管理

COMMEET 不只為數位轉型做準備,員工績效考核也從 KPI 轉變成 OKR 目標式管理,KPI 和 OKR 最大的不同是,OKR 關注執行過程,KPI 則是關注結果。由公司設定 OKR 的目標,再透過各部門檢視現有資源可以如何去完成,之後再由各部門員工來訂定可以怎麼完成任務。從水平到垂直的管理方式,讓全公司員工都清楚知道現階段任務是什麼,確保每位員工都朝著正確的方向、目標前進,部門之間也能達到更好的協作模式。

最重要的一點,當各部門之間互相了解彼此的工作目標、階段任務、現在在做什麼,在工作協調上可以減少摩擦。不論是透過定期舉辦會議保持聯繫,或是共用一份工作表,可以清楚地讓所有人知道每個人目前手上正在執新的專案、有哪些待辦事項,也方便彼此工作時間上相互配合。

開放式管理

在 WFH 期間最害怕的就是無法見到同事之外還聯繫不到同事嗎?在 COMMEET 這種情況絕對不會發生,COMMEET 每週以部門為單位,至少會安排一次部門內線上會議,討論工作進度及狀況;以專案為單位,每一專案團隊每週至少兩次線上團隊會議,確保專案進度與執行品質、效率,而每場會議都會紀錄下會議結論與待辦事項。

要如何掌握與同事、員工之間互動的頻率也是一門學問,既要給予適時的關心、也要注意是否太過逼迫。尤其居家辦公期間,在開會的時程安排上要盡量避免打擾彼此的工作階段、休息時間,盡量提早敲定會議日期、時間,讓員工有時間可以安排、處理手上的工作事項,會議時間也不宜太過冗長,畢竟居家辦公期間不一定每位員工家中都能畫分出獨立工作區,長時間的會議對員工來說也會是種困擾。最重要的是清楚知道每場會議的目的,並且給予意見反饋的管道,讓員工工作上發生問題時能及時找到對應的窗口,不會發生自己一人像無頭蒼蠅瞎忙的狀況。

另外在居家辦公期間也可以定期舉辦小型學習分享會,相信在家工作的期間一定有不少同事會開發出不同技能、或是居家辦公的小撇步,千萬不要吝於跟其他同事們分享,也可以聽聽同事們的反饋,相信對彼此都是一場學習、成長。

COMMEET 居家辦公防疫包

COMMEET 在 6 月準備了愛心防疫包要送給居家辦公的同事們,希望讓員工們感受到滿滿的關懷之外,希望能同步做公益,幫助有需要的團體,將愛心發揮到最大值。
最擔心員工有沒有吃飽的老闆,居家辦公防疫包首選當然是各種美食。市面上有許多公益團體、基金會都有推出防疫 組合,像是唐氏基金會的【愛不囉唆】防疫零食箱蒙恩聽障烘焙坊【防疫超值包】喜樂育幼院X法布甜X一覺吐司【防疫做公益】等,希望民眾在防疫期間享用美食之餘,不忘一起攜手做公益,幫助弱勢團體一起度過難熬的疫情警戒時期。


倒數一個多禮拜,希望這次台灣可以順利解除第三級警戒,相信這次疫情居家辦公期間個企業都培養了一套因應措施。未來遠端工作會成為各企業數位轉型的必經過程,有了這次防疫期間的經驗,各企業可以回頭看看有沒有哪裡需要補足的地方,或是從其他企業的成功案例中有所學習。居家辦公不論是對企業、員工都是有好有壞,雙方都是在一次次的問題、失敗中找出最適合自己的工作步調,相信這次受到疫情衝擊而實施的居家辦公,對大家來說都是一次難忘的回憶,下次再碰到需要遠端工作的情況,一定會比這次來得更快上手!

文/Iris Hsu|Tripresso 旅遊咖編輯群

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Iris

作者: Iris

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