居家辦公

疫情企業必知!遠端工作、居家辦公(WFH)不可不知的數位轉型小幫手:視訊會議工具篇

台灣疫情逐漸升溫,繼上週升雙北第三級之後,5/19 中央也宣布全國疫情進入第三級狀態。提醒大家也應該要更加重視防疫,配合政府政策,讓疫情能夠儘早結束。許多企業為了降低感染風險,紛紛選擇在家辦公,也因此更了解數位轉型的重要性。 居家辦公 除了必備電子郵件、即時通訊軟體等工具之外,視訊會議軟體也是維持聯繫、能夠即時互動、討論不可少的工具之一,以下就帶您認識五款時下熱門的視訊軟體,為企業挑選最適合的視訊工具,踏入數位轉型的第一步吧!

 

微軟 Teams

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(Photo source:微軟官網

功能一 同時編輯文件:

除了支持視訊會議的基本功能之外,並可以在會議中分享螢幕畫面或文件,可以設定分享給特定人,也可決定是否開放編輯權限給所有或特定人員,並且在會議中可以同時邊討論,邊編輯檔案內容。

功能二 可依部門或專案需求創建獨立的團隊

如果公司人數龐大,一次有一兩百人同時在線上,大家各說各話,不但無法有效溝通更會造成工作效率降低等問題。因此 Teams 能夠可劃分部門創造獨立的團隊,並能再更往下依照工作需求做切分頻道,能夠將部門更有效地分組。除此之外,每個頻道都有獨立的資料存放區,讓專案運作更加順暢、進行更有效地溝通。免費帳號最多能夠接受 300 人。

功能三 連接外部應用程式整合:

可將企業常用的外部應用程式整併至 Teams 中,如:Evernote、Trello等等,只要使用 Teams 就可以一次整合期應用程式,不需再另開視窗管理。

Teams 總結:Teams 基本視訊會議所需要的功能都有包辦,並且有能夠與第三方應用程式連結並且整合的功能,對於有在使用其他專案軟體辦公的企業來說,不需再另外下載其他不安全的外掛程式與會議連結,如果有面臨以上情況的企業,非常建議使用Teams。

提醒:Teams 只要擁有一般微軟(Outlook、One drive個人帳號等)都可以直接使用,不需要再另外註冊。因此適合本身就有微軟帳號的企業或管理者去做使用!

Google Meet

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(Photo source:google meet 官網

功能一 不需另外下載軟體:

只要擁有 Google帳號點進會議連結,並且不需再被行動裝置與瀏覽器受限,無論何時何地都可以加入會議。有 G suite 會員的話則可以享有同時最多 250 人開會,每場會議最長可持續 24 小時,並且能容納 100,000 人在線串流。
配合疫情需求,Google 在去年將 G Suite 中的 Google Meet 進階版功能,開放給一般用戶使用,時間持續到今年 6 月 30 日。

功能二 非會議主持人不用登入Gmail 或公司帳號得直接參加會議:

如果遇到廠商或是客戶沒有 Google 帳號也不需要擔心,一樣只需要傳送會議連結給他們,就能夠即時參與討論。Meet 視訊會議內容在傳輸過程中會經過加密,如果有任何使用者想加入都必須經過會議主持人的把關才能參與,確保會議資料和隱私權安全無虞。

Google Meet 總結:Google Meet 能夠直接和 Google 行事曆結合,並且能夠直接預約未來會議,藉由 Gmail 直接傳送會議連結給同事就可以立即開會了。適合不想要再另外註冊或是安裝軟體,時常需要及時性去做視訊會議的企業去使用。

ZOOM

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(Photo source:ZOOM官網

功能一 螢幕共享與電子白板功能:

除了螢幕共享之外,zoom 最大特色功能之一就是他有電子白板的功能,讓所有參與會議的人都能夠在螢幕上即時作出文字、圖案上的註解,能夠做出夠有效且即時地溝通,提升工作效率。

功能二 適合多種開會情境

zoom 能夠縮小會議畫面並且置頂,就夠讓你同時完成手邊作業並且也能參與會議,不需擔心無法同時掌握兩者需求。如果使用者使用iPhone或移動設備進行 zoom 會議時 zoom 還有一項「安全駕駛」的會議情境,在此情境下,將會自動停止麥克風以及視訊功能,如果有需要發言的話,點擊螢幕上“輕擊說話”圖示就可以參與會議。

功能三 錄製會議過程

會議主持人只要按下右下角的錄影功能就能夠自動將會議內容轉換成 mp4 檔案,方便之後回顧會議內容並且記錄使用。但是免費版的目前只能夠錄製 40 分鐘,如果有需要錄更長的版本就需要付費購買喔!

ZOOM 總結:作為相同不需再另外下載 APP 的視訊會議軟體,ZOOM 也有許多更加人性化的功能去做企業使用,例如:能夠配合不同會議情境選擇對應的開會模式,或是早上來不及化妝卻有視訊會議的需求,它都有附加濾鏡以及一定的美膚功效,說它是早上開會必備軟體也不為過!

提醒:ZOOM 在去年有資安疑慮,目前改善後暫無資安事件傳出,請自行審慎評估。

Slack

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(Photo source:Slack 官網

功能一 搜尋重點、回溯訊息:

Slack 特色功能就是能夠搜尋最近 10000 則訊息,儘管是後面才加入會議的其他人也能夠回溯訊息,能夠更快速、有效率地銜接先前開會的內容,不需再花時間詢問同事,開會資訊不漏接。

功能二 檔案共享

像是最常使用到的 Google Drive、Dropbox 等第三方雲端共享服務都可以直接在 Slack 的介面上瀏覽,能夠讓成員共享檔案,並且如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒。

功能三 開設子頻道、私訊群組:

Slack 在溝通管道上分為群組和個人兩種,可以依據不同需求開設不同的頻道或是一對一的私聊。而頻道意指針對不同專案或主題的公開討論,對所有團隊成員公開,團隊每個人可以自由加入,討論公開的意見,發佈公開內容。因此就算遠距工作,也可以維持平時在辦公室工作時的溝通頻率。

Slack 總結:可說是美國視訊會議的龍頭 Slack,從最基本的通訊功能以及到後面與多項第三方軟體整合都做得面面俱到。Slack最大特點可以自由地切換到不同頻道,與裡面成員進行討論,討論過程中能夠有效地產生新想法提高生產效率。

 

Skype

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(Photo source:Skype官網

功能一 不需另外註冊帳號

早前被微軟收購,現在已經可以使用 outlook 等帳號進行連動。並且也可以直接透過網頁連結進入會議,不需再另外註冊帳號,平時會議最多可以容納 50 人參加。

功能二 獨有的投票功能

Skybe與其他視訊會議軟體最大的分別就是它擁有投票功能。在會議過程中大家都有不同的想法,因此時常導致意見不合,無法取得最終共識,也因此降低了會議進行的速度與效率。這時候就可以使用 Skype的問卷投票功能讓大家快速參與投票,能夠尊重民意、並且節省時間。

功能三 從 Skype 傳送簡訊

如果想要聯繫非 Skype 的使用者能夠直接從 Skype 傳送簡訊,即使無法使用視訊也能夠使用文字即時參與會議。

Skype 總結:作為視訊會議軟體的老大哥 Skype 也是許多企業優先選擇的軟體之一!並且現在只要微軟帳號就可以直接註冊,完善的通訊以及獨有的投票功能,缺點就是無法容納太多人,適合給中小企業或是部門視訊會議作使用。


經過以上介紹是不是讓您在挑選視訊會議軟體更有眉目了呢?挑選適合的軟體除了能夠讓會議變得更有效率之外,也能讓企業成功初步地踏入數位轉型。而在視訊會議的時候,也有一些小建議給大家參考,在開會前最好能預留半小時讓大家熟悉視訊軟體,以便後續能夠讓會議更順暢地進行。給管理者的建議,居家辦公難免會有精神不濟、注意力下降的情況,如果視訊會議參與人數不多的話,在正式開會之前,可以保留十分鐘的彈性時間,讓大家互相打招呼、聊天,讓氣氛活絡之後再進入開會主題,營造比較輕鬆的會議氛圍,確認員工身心狀況,提升員工滿意度,也是企業必須注重的事情。

文/Daphne Hu|Tripresso 旅遊咖編輯群

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作者: Daphne

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