差旅風險管理

2021後疫情時代差旅趨勢與風險管理報告(三):差旅風險管理 5 大方向

當疫苗與 Covid-19 同時並存成為常態時,後疫情時代企業如何管控出差風險?疫苗護照預計要到 2021 年 Q3 才有機會開始廣泛使用,這段不能跨境出差的空窗,海外客戶開發著實受到影響。「2021後疫情時代差旅趨勢與風險管理系列報告」從差旅趨勢,到 差旅風險管理 ,提供企業重啟跨境商務旅行前的 5 大風險管理方向,企業剛好可以趁此段空檔預先佈局,檢視在差旅管理上如何更好的控制風險。

 

方法1:用旅遊警示燈號判斷

在疫情還沒穩定之前,海外出差都有著極大的不確定性,應盡量避免出國。即使一旦限制解除,根據 Wakefield 統計,台灣有超過50% 以上的商務旅行者,對於馬上出差仍感到擔憂。如果因著緊急的狀況仍須在還沒穩定時出差,可以參考外交部領事事務處的旅遊警示燈號,及查詢各國對於檢疫隔離的政策。各國的標準不一,務必詳閱以避免出差行程有所延誤。並且提前規劃好防疫風險管控和防護,在出差期間也隨時留意旅遊警示,注意健康安全。

 

方法2:做好員工出差動向管理

差旅風險管理
(Photo source:Tripresso CTS)

根據國際機構 Wakefield 研究,三分之一的台灣中小企業仍未準備好協助追蹤出差員工所在的位置,更無法知道在緊急狀態下該如何協助和撤離員工,和員工能否繼續出差。而企業在台灣國內的洽公外出,管理上可能更為鬆散,且多仰賴員工的自主申報。然而人工的申報往往常因工作忙起來就忘了,無法有效的管理可能讓公司暴露在潛在的風險當中。管理員工動向,也是企業風險控制的一環,企業應趁大規模跨境商務旅行尚未開放前,從國內出差洽公開始,利用現有的 ERP / HRM 建立員工動向紀錄的文化,或是利用市面上現有的 SAP Concur、TripActions 等出差管理工具,保障企業的安全。

 

方法3:做好差旅健康安全的培訓

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(Photo Source:Shutterstock)

「高達 99%(相較於全球的 94%)的台灣商務旅行者認爲,加強公司差旅培訓是有幫助的」Wakefield 研究。其中,最感興趣的培訓項目包含:72 %的人對於如何保護自身健康和安全的培訓(相較於全球的 54%)、51% 的人對於如何在差旅中維持健康的習慣等。顯示台灣商務旅行者對健康防疫的意識較高,也對差旅安全較為擔憂,但同時明白盡快恢復到以往業務常態的重要,故相較全球,對培訓的意願都較高。企業可針對有出差需求的員工進行相關的培訓,員工出差時,藉由系統提供員工必要的健康安全資訊,降低員工出差的壓力。

 

方法4:避開人潮,選擇自駕、直達航班

除了戴口罩、勤洗手和維持社交距離之外,透過避開旅客人潮多的機場、優先選搭直航班機、自駕或搭乘計程車,商務旅行者可以減少暴露在公共空間的機會,降低染疫的機會。

 

方法5:購買防疫保單

2020 年初疫情爆發後,多家產險推出防疫保單,但卻未引起太大關注,但在年初桃園醫院群聚感染案例持續增加之下,保費便宜、理賠方式簡單的台產「法定傳染病防疫費用保險」,引爆一股全民排隊瘋買熱潮,才喚起民眾的注意。富邦產險、旺旺、新安東京、台灣人壽、國泰人壽等多家業者,都有推出法定傳染病相關的保單,出差人員可以根據自己的需求選購。


2020 年的黑天鵝讓世界集體籠罩在疫情的烏雲之下,台灣非但沒有被世界孤立,反而逆勢生存,在科技、防疫與醫療產品品質的亮眼成績,讓世界看到台灣是一個堅定且具實力的世界盟友,擦亮了台灣這個品牌。疫情終將隨著疫苗的普及退去,後疫情時代商務旅行會是什麼樣貌?從疫情已帶來的衝擊和改變或許可以窺出一二,未來多種實體的會議可能會被省時方便的視訊會議取代,機票可能回不到過去那樣便宜。但不會改變的是出差的本質:人們渴望與客戶甚至商業世界面對面互動交流。

天空終將打開,我們保持樂觀時,仍謹慎前進。這段不能跨境出差的空窗,企業也剛好有餘力檢視在差旅管理上如何更好的控制風險,從國內出差開始做起差旅人員的動向管理,進行差旅健康安全的行前培訓,幫員工選購避開人潮的交通工具,可以避免不必要的風險,預先佈局,就待疫情退去後無畏的前行。

文/Phoebe|Tripresso CTS 編輯群

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作者: Tripresso 編輯群 | Phoebe

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