出差

什麼是差旅?職場走跳不能不知道的出差大小事

出差指的是員工被派遣至常駐工作地以外的城市或國家辦理工作相關事務,而企業若要開發新客戶、維繫客戶關係、擴大業務涵蓋範圍,在經營上便不可能只在同一個地區進行,這使得出差旅行勢在必行。出差,對於現代企業已極為常見,無論是銷售、採購、員工訓練或公關事務,都有可能涉及商務差旅活動。經濟全球化的現今社會當中,出差旅行將會更加頻繁,且範圍更加廣闊,在人人都有機會踏上差旅的時代,以下就為大家整理出你不能不知道的出差大小事。

差旅的五大訣竅

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(Photo Source:Shutterstock)

想要獲得順利及有效率的差旅經驗,游刃有餘地享受工作的旅程,可以先從以下五大重點下手,幫助你工作時更加得心應手。

TIP 1:行程規劃並檢視
徹底計劃差旅非常重要。第一步就是要熟悉公司的差旅政策,從出差申請單、差旅費限額、差旅費報支申請、出差報告等流程,若能事先釐清公司規範,便能提早準備,除了謹守公司政策,也避免事後的麻煩。而規劃行程時,雖然部分企業配合的商務旅行社有提供行程規劃服務,但就算是客製化行程也可能產生一些不必要的花費或與現場情形有差距,所以必須清楚檢視行程。在此階段,準備得越仔細,出發時就會越自信和放鬆。

TIP 2:選擇便利的住宿
選擇最適合自己需求的飯店也是很重要的,若想在外地出差中遊刃有餘,就必須選擇交通便利的飯店,減少交通來回時間,節省精力保留更多體力和精神面對工作,甚至才有更多時間在當地觀光休憩。除此之外,也需要注意飯店的設施、設備,房間內是否有免費WI-FI以及足夠的插頭能充電子設備,或是 24 小時客房服務。而也有些以遊客為中心的飯店可能供應早餐的時間過晚,這也都是需要列入考量的,不妨選擇以服務商務人士為主的商務飯店,更能滿足商務差旅的需求。

TIP 3:有效的打包行李
行李是旅行中必要的負擔,首先要先規劃行李打包清單,列出所有想帶的物品,再來善用行李收納小物,輕鬆整理行李,聰明打包才能讓旅行輕便舒適。
打包行李小撇步:1.行李箱分門別類,善用分類收納袋。 2.盥洗用品分裝成小瓶罐。 3.帶減少重量或體積的物品,浴巾可以用毛巾代替。 4.注意物品放入行李箱的順序,最重的放最下層。此外,請注意到達飯店時先整理行李。

TIP 4:保持良好狀態
保持良好狀態是很重要的,建議在出發前一天可以提早就寢並注意飲食,睡眠不足可能會影響你在談生意或開會時的思考和判斷力,擁有充足的睡眠,會讓自己氣色更好、更有精神,讓自己有愉快的心情,工作也能做得更出色。此外,也可以在忙碌的差旅途中安排空檔,適時的休息、充電、做一些讓自己紓壓的事情,有助於保持良好狀態、提升工作效率。

TIP 5:做好風險管理
做好風險管理可以避免不必要的麻煩,並應付意外狀況。可以提前想像差旅期間可能會面臨的事情,要如何預防和有什麼替代方案,也可事先詢問旅行社或飯店可以提供的商務服務。若遇到突發狀況就可以有效率地解決問題。

第一次出差要注意什麼

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職場菜鳥們因為對於出差沒有經驗,往往忽略了出差需要注意的事項,以下提出常遇到的出差問題,以及如何避免犯下這些錯誤。

一、準備不足
事先準備是出差的關鍵,準備好就是成功的一半。
除了需要了解客戶的資訊,出差地的狀況也需要清楚,例如當地文化及天氣狀況等。也建議備好工作備忘錄,在手機或筆電先列好此次差旅的工作項目,並且列印下來或寫在便利貼。

二、沒有調查當地的飲食習慣
當差旅前都做好準備,卻忘了事先調查當地飲食。
各國飲食文化及習慣,以及是否有小費文化,需要事前了解清楚,但建議去任何餐廳先備好小費,以備不時之需。若有預算限制也盡量避免高檔的餐廳,選擇簡單衛生的餐廳最為合適。而在跟客戶應酬時,也不宜過度飲酒,以免影響隔天工作。

三、過於被動
沒有做好認識新朋友的準備,被動等待資源。
商務人士身上隨時都要備好名片,在參加重要會議或餐宴時,可以主動出擊認識新朋友,而這些人或許就會成為潛在客戶,甚至對未來職涯都有所幫助。

和老闆出差該注意什麼

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身為老鳥的你,相信已經對商務差旅習以為常,甚至能好好享受這趟旅程,那麼和老闆出差一樣能夠游刃有餘嗎?以下加碼提供和老闆出差應該要注意的三個加分機會。

一、熟知老闆出差的喜好
出差前最重要的就是先了解自家老闆的出差喜好,例如喜歡吃什麼類型的食物,喝茶還是喝酒,在車上會睡覺、做自己的事情,還是喜歡聊天,而聊天的內容是閒話家常還是聊公事。如果老闆會跟你聊公事,那就必須事前準備好近期工作概況,或是未來工作項目,這樣在老闆跟你聊天時,才能從容的對答。在事前也可詢問曾跟老闆出差過的同事,有這些經驗更可以幫助你做好準備。

二、清楚了解出差的目的
必須完全了解清楚出差的目的,是專程參加商務會議、展覽,還是會順便拜訪客戶。是開發業務還是收款。亦或是老闆在此趟差旅想要得到什麼收益,你又能幫助老闆得到什麼收益。這都是事前需要做好的功課。此外也需提高自己的應變能力,有些老闆會出其不意,這就很考驗當下的靈機應變能力。配合得好就能為自己加分。

三、做好自我管理
務必做到最基本的守時、守規矩,無論是什麼行程、聚會都要提早5-10分鐘。做事時,少說多做,不要隨便提出想法跟建議,要清楚老闆的態度,三思後再開口。此外,不論在任何場所或對任何人,都必須保持良好的態度,畢竟代表公司出差旅行,背負的是公司的聲望,一舉一動容易被老闆放大檢視,所以就算遇到不愉快的事,也要盡量克制,展現出穩重大器的一面。


商務差旅的本質終究還是工作,身為一名專業的商務人士,若能掌握差旅的眉眉角角,除了可以減輕工作負擔、提升工作效率,甚至還有機會可以獲得上司青睞、在差旅旅途中自我成長、獲得絕佳經驗。以上整理的出差注意事項及一些小撇步,希望能幫助大家在未來的每一躺差旅中都能得心應手、把握更好的機會。

文/Jennie Wang|Tripresso旅遊咖編輯群

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